Kuidas Kirjutada Kirja Igaks Juhuks

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-16 20:39

Möödas on ajad, mil äripartnerite, pere, sõprade ja tähtedega ristitud armastajate vahel oli eelistatud suhtlusvahendiks kirjade kirjutamine. Tigupost võib suures osas jääda minevikku, kuid vaadake oma tänapäevast elustiili ringi ja näete, et kirjutatud sõna kunst pole kaugeltki surnud. On tõenäoline, et veedate suure osa nii isiklikust kui ka tööelust vitext või e-posti teel suhtlemisel, ja endiselt on stsenaariume, mis nõuavad vanamoodsat vormindatud kirja (isegi kui teil on suurem tõenäosus, et see saadaks veebi kaudu kui praegu) tembeldada temale). Suhtlemine on iga suhtluse jaoks kriitilise tähtsusega ja teadmine, kuidas kirjalikus kirjavahetuses õiget tooni leida, on ülioluline oskus, olenemata sellest, kas kirjutate armastuskirja või lahkumisavaldust. Õigel rajal püsimiseks oleme koostanud selle juhendi, kuidas kirjutada kirja igas olukorras.

Määratlege oma eesmärk ja vaatajaskond

Enne pliiatsi paberile panekut - õigemini sõrmeotstega klaviatuuri - võtke natuke aega, et mõelda, mida täpselt soovite oma kirjaga saavutada. Te ei räägiks oma ülemusega samamoodi nagu oma teise tähtsama inimesega, nii et te ei peaks ka neile samamoodi kirjutama. Koguge oma mõtted enne kirjutama asumist, esitades endale mõned lihtsad küsimused:

Kellele kirjutan?

Kas tunnete inimest, kellele kirjutate, või on see teie esimene suhtlus temaga? See, kuidas me omavahel suhtleme, muutub loomulikult, seda tuttavamaks me muutume, nii et enne alustamist hinnake kindlasti oma suhet inimesega, kellele kirjutate. See aitab vältida olukorra jaoks liiga juhuslikku või liiga napisõnalist tundumist.

Mida ma üritan saavutada?

Kas jälgite töövestlust või kirjutate oma perele puhkusekirja? Nii nagu loeb teie suhe kirja saajaga, on oluline ka kontekst, milles te seda kirjutate. Alati peaksite kindlasti hoidma professionaalset suhtlust just sellisena - professionaalsena - isegi kui teil on sõprus töökaaslase või äripartneriga, kellele kirjutate. Mõelge professionaalsest suhtlusest oma üldise professionaalse profiili osana. Te ei soovi oma LinkedIni profiili raamatupidamisosakonnas olevale semule laiska, tooret ega liiga juhuslikku meili, nii et te ei peaks seda ka oma väljundkasti tahtma. Ka on vastupidi; kui kirjutate tänukirja oma armsale väikesele gam-gam'ile, on viimane asi, mida soovite teha, kõlada nagu korraldaksite ärikohtumisi. Kirja koostamisel ja saaja kingadesse sättimisel pidage silmas oma eesmärki.

Kas mul on kogu teave, mida mul on vaja suhelda?

See on eriti oluline ärikommunikatsioonis. Enamik meist on olnud pika e-posti järelkontrolli otsas, kuna saatjal polnud enne saatmise tabamist kõiki fakte korras. Ära ole see mees, kes saadab viis e-kirja, kui üks seda teeks. Selline organiseerimata teadvuse voolu etikett on parimal juhul ärritav ning halvimal juhul lausa segane ja ebaprofessionaalne. Kui teil on palju olulist teavet, mida kirjalikult tutvuda, kirjutage üles kiire täppidega loend kõigest, mida peate edastama, et saaksite enne saatmist veenduda, et olete kõik läbi vaadanud.

Leidke vormindamise aeg

Vormindamine on ametlikus suhtluses kriitilise tähtsusega, et ennast nii professionaalselt esitada kui ka loogiliselt teavet edastada. Ettevõtete, organisatsioonide või töökaaslastega suhtlemisel kipume töötama kiiremini, kuna need suhtlused toimuvad piiratud tundidel. Seega on oluline, et saaksite oma mõtte kiiresti ja selgelt aru - seda on vormindamisega palju lihtsam teha.

Kuidas kirjutada professionaalset kirja

Kaaskiri; Lahkumisavaldus; Teatekiri; Soovituskiri, huvi või kavatsus jne

Tõenäoliselt olete tuttav standardse ametliku kirja paigutusega, isegi kui te pole seda ise kirjutanud. Enamik ettevõtteid ja organisatsioone järgib seda vormingut, kuna see on hõlpsasti äratuntav ja skannitav. Ametlikud kirjamallid on laialdaselt kättesaadavad ja kuuluvad enamikku tekstitöötlusprogrammidesse. Võite ka luua omaenda nullist või kohandada kirja malli korduvaks kasutamiseks. Ametliku kirja kirjutamisel ja vormindamisel on siin mõned olulised asjad, mida meeles pidada:

1. Kasutage pealkirju. Kui saadate töökaaslasele või meeskonnaliikmele sisemise meilisõnumi, on nende adresseerimine nende eesnimega tõenäoliselt hea, kuid kui suhtlete ettevõtte, organisatsiooni või professionaalse kontaktiga väljaspool oma firmat või kõrgemal, te ei peaks kunagi pöörduma nende poole ainult nende eesnime järgi.

2. Hoiduge mitteametlikest tervitustest. Alustage oma kirja tähega „Kallis …” (ärge kasutage „Tere”, „Tere” ega muud sarnast tervitust) ja pöörduge saaja poole pealkirja ning kas täis- või perekonnanimega (näiteks: „Kallis hr. John Smith”või“Lugupeetud dr Johnson”). Kui teil pole veel kontakti selles organisatsioonis, kuhu kirjutate, vaadake veebisaiti, kas leiate vastava inimese nime ja ametinimetuse. Kui te ei leia isiku nime, pöörduge selle poole vastavasse osakonda või rühma (st. "Lugupeetud käsitsitöötajad" või "Lugupeetud toimetuse meeskond"). Kui te ei suuda absoluutselt tuvastada õiget isikut või osakonda, kelle poole pöörduda, võite kasutada valikut „Kellele see võib muret tekitada”, kuid pidage meeles, et see tähendab tõenäoliselt, et teie kiri tuleb selle saabumisel õigete inimesteni suunata, mis võib tulemuseks on viivitatud reageerimine.

3. Lisage kuupäev. Kui teie kiri sisaldub e-kirja sisus, pitseerib teie e-posti klient sellele kuupäeva ja kellaaja, kuid kui saadate oma kirja manusena või posti teel, aitab ülaosas olev kuupäev kaasa aidata ja saaja jälgib õiget aega järelkontrolliks.

4. Muutke teiega ühenduse võtmine lihtsaks. Esitage kindlasti oma nimi (esimene ja viimane, sealhulgas eelistatud pealkiri) ja kontaktandmed. Kui saadate füüsilist kirja või vormindatud kirja digitaalset koopiat, lisage ülaossa oma aadress ja telefoninumber, nii et see oleks adressaadile koheselt juurdepääsetav. E-kirjade saatmisel võite arvata, et teie väljal „Alates” olevast e-posti aadressist piisab, kuid tõde on see, et te ei tea, kuidas saaja võiks teile eelistada. Looge professionaalne e-posti allkiri, mis sisaldab teie telefoninumbrit, aadressi ja kõiki asjakohaseid suhtlusvõrgustike profiile, kus teil on hea ühendust võtta.

5. Kasutage ametlikku keelt. Lisaks seletuskirjade ilmselgele väljajätmisele või liiga juhuslikule keelele tähendab see ka kontraktsioonide mittekasutamist (s.t "Ma ei ole selle kvartali koosolekul", mitte "Ma ei ole seal").

6. Ärge matke ledi. Professionaalne suhtlus nõuab tõhusust, seega veenduge, et jõuaksite oma kirja põhipunktini võimalikult kiiresti. Parem on, kui teie kiri on lühike pool lehte, kui proovite seda täitematerjaliga täisleheküljeni sirutada.

7. Korrektuur, seejärel korrigeerige uuesti. Sellistel programmidel nagu Microsoft Word on sisseehitatud õigekirja- ja grammatikakontrollija ning need peaksid alati olema teie esimene korrektuuri läbimine. Sageli pakuvad nad isegi soovitusi teie kirja lühemaks ja otsesemaks muutmiseks, mis on ametliku kirja kirjutamisel suureks abiks. Samuti on olemas veebitööriistad nagu Grammarly, mis aitavad teil esialgse korrektuuri koostamisel. Kuid ärge peatuge õigekirjakontrolli ühel läbimisel; vigade kontrollimiseks peaksite ka oma kirja tervikuna läbi lugema. Pro-näpunäide: lugege oma kiri endale valjusti ette või lugege seda tagurpidi (viimasest sõnast esimeseni), mis aitab teil kirjavigu või veidraid fraase tabada. Kui see on midagi eluliselt olulist, vaadake ka teist silma.

8. Ole lahke, kuid professionaalne. Te ei soovi kindlasti lõpetada kirja kliendile südamliku "Love ya!" kuid see ei tähenda, et peate olema külm ja steriilne. Lõpetage oma kiri lähemate sõnadega (sõna-nohiku ringkondades tuntud kui valediktsioon), näiteks „lahkete soovidega”, „aitäh teie aja eest”, „lugupidavalt teie” või “parimate soovidega”, et lisada kirjale soojust, ületamata ühtegi joont.

9. Sisestage see. Tänapäeva maailmas pole sellest midagi parata: kui kirjutate käsitsi ametlikku ärikirja, näete välja ebaprofessionaalne. Samuti on meeldiv puudutada ümbriku printimist, mitte selle käsitsi saatmist.

10. Seisa vastu soovile olla loov. Ärge proovige oma tähte segada värviliste värvide või uhkete fontidega. Meil on hea meel, et tunnete end kunstina, kuid ametialane kirjavahetus pole tavaliselt aeg ega koht. Pea kinni standarditest, nagu Times New Roman ja tavaline vana must-valge.

Kuidas kirjutada isiklikku kirja

Armastuskiri, tänukiri, vabanduskiri jne

Isiklikud kirjad on need, kus saate oma tiibu vähe sirutada ja need loomemahlad voolama panna. Kuigi erilisi puudutusi hinnatakse tõenäoliselt isiklikes kirjades, peate siiski meeles pidama mõningaid juhiseid.

1. Ära ole liiga lühike. Enne kui jõuate sõnumi keskmesse, ei taha te kolme lehekülje eest lõputult rabeleda, kuid on tore lisada juhuslik vestlus isiklikesse kirjadesse, et näidata saajale, et võtsite nendega ühenduse loomiseks veidi lisaaega. Kui te pole saajaga samal ajal rääkinud, täitke neid oma elus ja küsige neilt enda oma. Kui tänate neid millegi eest, tehke mõned ekstrad, et selgitada, mida see teile tähendas. Sõltuvalt kontekstist võib kirjale veidi huumorit süstida isegi mõnus puudutus.

2. Kasutage juhuslikku tervitust. Nii nagu on veider alustada oma ülemusele kirja "Yo Ted", on sama kummaline alustada oma emale kirjaga "Kallis proua Carol Jackson". On täiesti asjakohane pöörduda isikliku kirja saaja poole tema eesnime - või isegi hüüdnimega, kui olete eriti lähedane - ja alustada juhuslikuma tervitusega, näiteks „Tere”, selle asemel, et kasutada sõna „Kallis”, mida peaksite kasutama ametialases suhtluses.

3. Võta loovus omaks lugemisvõimet ohverdamata. Need funky-fondid ja valjud värvipaletid, mida te ei saanud oma viimases ärikirjas kasutada, võivad teie isiklikest kirjadest leida kodu. Kuigi te ei soovi minna nii kaugele, et muuta oma kiri mikroskoopiliste skriptide ja silmi pingutavate värvide krüptiliseks segaduseks, on täiesti hea oma sirgjoonelise professionaalse inimese maha raputada ja lõbutseda. Kui saadate kirjaga pisipildi, on selle vanamoodne kirjutamine meeldiv, tingimusel et teie käekiri pole tehnoloogia levimuse tõttu segamini kana kriimustatud.

Ajal, mil tundub, et kõik eelistaksid laiendatud suhtluse asemel saata kolmesõnalist teksti, võib kirja koostamine tunduda hirmutav või isegi hirmutav. Kuid kui järgite neid juhiseid, on teie kirja kirjutamine igas olukorras asjakohane.